Die Kanzlei Rhode und Partner hat aufgrund der erheblichen Datenmengen die insbesondere zu Beginn einer (vorläufigen) Insolvenzverwaltung ohne Reibungsverluste und zielgerichtet verarbeitet werden müssen, um die wichtigen Weichenstellungen hinsichtlich einer möglichen Fortführung eines insolventen Unternehmens treffen zu können, erkannt, dass eine straffe und effiziente Büroorganisation unumgänglich ist. Um die vorhandene Büroorganisation zu optimieren wurde im Jahr 2006 ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt, dass nach der Wiederholungsbegutachtung am 03.09.2009 den Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2008 entspricht. Nach erfolgreicher Einführung des Qualitätsmanagementsystems in der Kanzlei wurde im Juli 2006 durch die Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen (DQS GmbH) eine Begutachtung durchgeführt. Da das Qualitätsmanagementsystem den Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2000 entsprach, hat die DQS GmbH abschließend ein Zertifikat erteilt. Im Rahmen der Wiederholungsbegutachtung am 03.09.2009 wurde der Kanzlei durch die DQS bescheinigt, dass das Qualitätsmanagement auch den Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2008 entspricht.
Das Qualitätsmanagementsystem besteht aus einem Qualitätshandbuch, den einzelnen Prozessen und detaillierten Arbeitshilfen.
Das Qualitätshandbuch steht an der Spitze der Dokumentation und beschreibt den Aufbau, das organisatorische Umfeld und die Abläufe innerhalb der Kanzlei. Es beschreibt das Qualitätsmanagementsystem in komprimierter Form und gibt einen Überblick, wie in der Kanzlei die Qualität der Dienst-, Service- und Produktleistungen geprüft, geplant und gesteuert werden. Es ist daher ein generelles Führungssystem der Kanzlei.
Die Prozesse beschreiben die in der Kanzlei durchzuführenden Arbeitsabläufe und legen verbindlich die Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zwischen den Mitarbeitern und anderen Arbeitsabläufen fest.
In den Arbeitshilfen sind einzelne Checklisten und Dokumentenvorlagen enthalten, die bei der Abarbeitung der Arbeitsabläufe die fehlerfreie Bearbeitung und die Einheitlichkeit von Dokumenten sicherstellen.
Einzelheiten über die Vorteile eines Qualitätsmanagementsystems nach den Normen der DIN EN ISO 9001:2000 -insbesondere für Insolvenzverwalter- sind in einem bei der ZinsO veröffentlichen Aufsatz näher erläutert.